A.     PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.

Tapi, arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip memiliki ciri khusus, seperti harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.

Arsip Digital

Arsip digital adalah arsip yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik. Digital arsip berasal dari arsip tercetak yang diubah menjadi angka, atau arsip “lahir” dalam bentuk digital. Hal yang perlu diperhatikan dalam bentuk, aksesnya dan keamanan dari arsip itu sendiri.

B.     FUNGSI-FUNGSI ARSIP

Secara umum, arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Semua bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang bisa dibedakan menjadi dua fungsi kearsipan, antara lain:

1.   Fungsi Primer

Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai. Arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi hingga ilmiah.

2.   Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.

Fungsi sekunder arsip ini termasuk dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

Fungsi Arsip Menurut Undang-undang

Ada pula fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 antara lain:

1.   Fungsi Dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan maknanya. Dalam hal ini, arsip yang dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif. Ketiga macam arsip yang memiliki fungsi dinamis itu dibedakan tergantung keperluan penggunaannya.

2.   Fungsi Statis

Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Maka, arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan

C.     TUJUAN ARSIP

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan. Nah berikut ini adalah tujuan kearsipan yang perlu kamu ketahui:

1.   Menghemat tempat penyimpanan

Tujuan pertama arsip adalah menghemat tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini bisa berupa wadah, rak, laci, lemari, bangunan atau lainnya untuk menyimpan sesuatu. Anda bisa menyimpan berkas atau barang-barang penting dalam satu tempat yang disebut sebagai arsip.

2.   Menjaga kerahasiaan

Tujuan penyimpanan arsip juga menjaga kerahasiaan. Karena, arsip biasanya berupa berkas atau barang benda yang penting dan berpengaruh bagi banyak orang. Sehingga Anda harus menyimpannya dengan baik dan aman agar tak sembarang orang bisa mengaksesnya.

3.   Menjaga kelestarian

Arsip biasanya tidak hanya berupa berkas atau barang penting, tetapi juga barang benda yang unik atau mengandung nilai sejarah sehingga perlu dijaga dan disimpan dengan baik. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk menjaga kelestarian, sehingga barang benda bersejarah ini bisa menjadi pelajaran bagi generasi selanjutnya.

4.   Menjaga arsip tetap baik dan aman

Arsip juga bertujuan untuk menyimpan berkas atau barang benda penting dengan baik, aman dan teratur. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan, bila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.

5.   Mempermudah pencarian arsip

Bila Anda menyimpan berkas-berkas dan barang benda penting dalam satu arsip. Maka, Anda akan lebih mudah mencarinya jika sewaktu-waktu membutuhkan berkas atau barang benda penting tersebut. Jadi, pastikan pula tempat penyimpanan arsip Anda ada di satu tempat yang sama. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk mempermudah pencarian arsip.

6.   Menjaga arsip-arsip penting

Arsip juga bertujuan untuk menjaga berkas-berkas atau barang bendang penting yang mungkin harus dipertanggungjawabkan ke depannya atau dilestarikan. Karena itulah, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga pertanggungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

7.   Menghemat waktu dan tenaga

Anda akan lebih cepat mencari berkas-berkas atau barang benda penting, bila menyimpannya dalam satu arsip. Hal ini juga bertujuan untuk menghindari pemborosan tenaga dan waktu dalam pencarian arsip yang dibutuhkan

D.     MANFAAT ARSIP

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi melalui bukunya Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) mengatakan bahwa arsip memiliki 2 kegunaan, antara lain:

1.   Sebagai sumber informasi

Sumber informasi adalah medis yang berperan penting bagi seseorang dalam menentukan sikap dan keputusan untuk bertindak. Anda bisa memperoleh sumber informasi secara bebas dari teman, kerabat, guru, buku-buku, film atau video, termasuk arsip.

Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat pertemuan dan surat undangan.

2.   Sebagai sumber yuridis

Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya, arsip surat perjanjian hutang piutang atau surat perjanjian kerja dan sebagainya.

3.   Sebagai sumber sejarah

Sejarah adalah kajian tentang masa lampau, khususnya berkaitan dengan manusia. Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya, arsip surat serah terima jabatan atau sejarah terbentuknya sebuah perusahaan.

4.   Sebagai sumber ilmu pengetahuan

Ilmu pengetahuan adalah usaha-usaha sadar untuk menyelidiki, menemukan dan meningkatkan pemahaman manusia dari berbagai segi kenyataan dalam alam manusia. Segi-segi ini dibatasi agar dihasilkan rumusan yang pasti.

Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

E.      JENIS-JENIS ARSIP

Ada banyak jenis-jenis arsip yang terbagi menjadi beberapa kelompok dengan bentuk, isi, tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain:

1.   Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya

Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.

a.   Arsip dari Lembaga pemerintahan

Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).

Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

b.   Arsip dari instansi pemerintah atau swasta

·     Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.

·     Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.

·     Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.

·     Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.

2.   Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.

a.      Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

b.      Arsip inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.

c.      Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.

3.   Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya

Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam, yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record.

a.      Financial record

Arsip bisa berisi financial record yang merupakan arsip berupa catatan-catatan mengenai masalah keuangan, antara lain:

·        Arsip tentang tata cara mengajukan kredit

·        Arsip tentang tata cara pembayaran uang

·        Arsip tentang jumlah uang yang harus dibayar

·        Arsip tentang tanggal pembayaran atau pelunasan hutang

b.      Inventory record

Arsip juga bisa berisi inventory record, yakni arsip berupa catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods), antara lain:

·        Arsip berisi jumlah dan macam-macam persediaan barang

·        Arsip berisi harga barang-barang tersebut

·        Arsip berisi lokasi atau tempat barang tersebut

·        Arsip berisi keadaan fisik barang

·        Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya

4.   Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:

a.      Arsip tertulis

Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan sebagainya.

b.      Arsip visual

Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat, seperti relief, poster, dan sebagainya.

5.   Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam, seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record.

a.      Vital record

Arsip vital record merupakan warkat yang memiliki nilai penting bagi suatu organisasi atau instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri.

b.      Important record

Arsip important record merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik. Contohnya, arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.

c.      Useful record

Arsip useful record merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi, seperti arsip surat-surat kantor.

d.      Non essential record

Arsip non essential record merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca.  Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda.  Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.